Dlaczego należy analizować wyniki finansowe?

Obliczając rentowność sklepu dowiadujesz się, na ile opłacalny jest Twój biznes. Niezależni przedsiębiorcy często nie analizują samodzielnie wyników finansowych i liczą na podpowiedzi ze strony biura rachunkowego. Niestety taka postawa może prowadzić do kryzysowych sytuacji.

Możesz sam reagować z wyprzedzeniem na każdą trudną sytuację – obliczanie rentowności Twojego biznesu to prosta matematyka, która nie zajmuje dużo czasu. A kontrolując na bieżąco sytuację i planując z wyprzedzeniem ponoszone koszty, jesteś w stanie uniknąć wielu niespodzianek.

Pamiętaj, że kondycja finansowa Twojego przedsiębiorstwa zazwyczaj pogarsza się z tygodnia na tydzień, z miesiąca na miesiąc – rzadko jest to etap trwający 24 godziny.

Ograniczanie kosztów nie dzieje się z dnia na dzień

Należy pamiętać, że praca nad minimalizacją kosztów stałych to proces długotrwały. Bardzo ważne jest szczegółowe zaplanowanie działań na poszczególnych etapach i odpowiednie zorganizowanie pracy. Wiele z zadań związanych z ograniczeniem kosztów można delegować na pracowników – potrzebna jest tylko konkretna rozmowa, zaangażowanie i zmotywowanie ich do pracy. Właściciel sklepu nie może zapominać także o późniejszym systematycznym kontrolowaniu wyników finansowych, które pokazują, na jakim etapie jesteśmy i jakie korzyści osiągnęliśmy dotąd.

Sposobów na ograniczenie kosztów stałych jest kilka. Najważniejsze i najskuteczniejsze z nich można podsumować w 5 krokach:

1. SZCZEGÓŁOWA STRUKTURA KOSZTÓW STAŁYCH

Zanim zaczniesz minimalizować koszty prowadzonej przez siebie działalności, musisz szczegółowo określić ich strukturę. Znajomość ogólnie wydatkowanej miesięcznie kwoty na koszty stałe to zdecydowanie za mało. Aby efektywnie zarządzać swoim przedsiębiorstwem powinieneś znać strukturę swoich kosztów w rozbiciu na poszczególne składniki, czyli m.in.: wynagrodzenia, energia, czynsz, amortyzacja, itd.

2. Sprawdź, jak zmieniały się koszty stałe w Twoim sklepie na przestrzeni ostatnich miesięcy

Czy jako osoba prowadząca własną działalność wiesz, o ile procent wzrosły Twoje koszty stałe w ostatnim miesiącu, kwartale, półroczu czy też roku?

Sprawdzony sposobem na systematyczną analizę poziomu kosztów stałych jest prowadzenie rejestru wydatków w rozbiciu na poszczególne składniki np. w arkuszu kalkulacyjnym. Warto dopisywać do poszczególnych wydatków komentarze z uwagami, np. podwyżka energii o 10%. Dzięki systematycznej kontroli ponoszonych kosztów (w ujęciu wartościowym i procentowym całości budżetu naszego sklepu), łatwiej jest podejmować decyzje dotyczące konkretnych cięć.

3. Sprawdź, czy możesz renegocjować zawarte umowy

Żyjemy w tak zabieganych czasach, że często odwlekamy zmiany umów zawartych 5 lat wcześniej z dostawcami energii czy telefonii komórkowej. Warto do nich wrócić, ponieważ może okazać się, że umowy posiadają już nieaktualne stawki i obecnie płacisz za te usługi zdecydowanie za dużo. Być może konkurencyjni dostawcy mogą zaproponować Ci znacznie lepsze oferty? A może łącząc usługi w kompleksowej ofercie u jednego dostawcy wynegocjujesz niższe stawki?

Jeśli wynajmujesz lokal dla swojego sklepu, to warto odświeżyć umowę najmu. Być może nowe okoliczności lub długotrwała współpraca z właścicielem lokalu są dobrym argumentem do renegocjowania takiej umowy, a tym samym – ograniczenia jednego z największych kosztów stałych Twojego sklepu.

4. Sprawdź, czy prowadzisz swój biznes energooszczędnie

Warto zadbać o system HACCP w sklepie (System Analizy Zagrożeń i Krytycznych Punktów Kontroli), który często wpływa na poziom kosztów nie tylko stałych, ale również zmiennych (np. w zakresie strat towarowych).

Upewnij się, że wszystkie bonety z mrożonkami odmrażane są zgodnie z wytycznymi. Być może warstwa lodu jest obecnie tak gruba, że zużywasz znacznie więcej energii niż powinieneś. Sprawdź, jakich żarówek używasz. Być może ich wymiana przyniesie pewne oszczędności w zakresie zużycia energii. A może najwyższy czas zamontować czujki ruchu w magazynie, aby światło nie paliło się w nim przez cały czas?

Sprawdzaj sprawność spłuczek czy też szczelność kranów. Systematycznie kontroluj i reguluj wysokość temperatury we wszystkich pomieszczeniach – dobrym rozwiązaniem jest także posiadanie regulatorów z programatorem czasowym.

5. Zaangażuj pracowników w dbałość o kondycję Twojego sklepu

Porozmawiaj ze swoimi pracownikami – a może oni mają świetny pomysł na minimalizację wydatków Twojego sklepu? Zazwyczaj to właśnie Twoi pracownicy są najlepszym źródłem informacji na temat tego, czy jakiś sprzęt w Twoim sklepie jest już przestarzały i generuje wysokie koszty albo czy nadszedł czas na wymianę żarówek. Wynagradzaj swoich ludzi za aktywność i zaangażowanie. Zmotywowany zespół jest bardziej efektywny i generuje wyższe obroty. Nawet jeśli koszty osobowe wzrosną wartościowo, to w ujęciu procentowym będą maleć, ponieważ Ty w ten sposób uzyskasz zwiększony przychód.

 Zanim zabierzesz się za ograniczanie kosztów prowadzonej działalności, warto abyś najpierw poznał dogłębnie swoje finanse. Tylko dzięki systematycznej analizie, jesteś w stanie uzyskać lepszy wynik finansowy. A lepszy wynik to nowe inwestycje i lepsza pozycja konkurencyjna na lokalnym rynku!

Zapraszamy na platformę edukacyjną AUE www.akademiaeurocash.com.pl
Aby uzyskać dostęp do platformy skontaktuj się z infolinią AUE (502 004 024) lub napisz (kontakt@akademiaeurocash.com.pl)